Usługi kadrowe i wyliczanie wynagrodzeń wykonywane przez biuro rachunkowe stworzone są dla głównie takich działalności, które zatrudniają pracowników. W najogólniejszym pojęciu są to wszelkie działania związane z zatrudnieniem oraz zasobami ludzkimi w firmie, stosujące wymogi prawa pracy oraz przepisy ZUS. Nieważne, czy przedsiębiorca zatrudnia w oparciu o umowę o pracę, zlecenie lub umowę o dzieło. Kiedy są zatrudniani pracownicy, usługi kadrowe i naliczanie wynagrodzenia to sprawa konieczna, by działalność poprawnie się rozliczała. Obsługa kadrowa skupia się na dziale pracowniczej dokumentacji, żeby wszystko było zgodne z aktualnymi przepisami prawa. W razie potrzeby biura rachunkowe niekiedy konsultują się z Państwową Inspekcją Pracy, jeśli przepisy są skomplikowane albo niepoprawnie interpretowane. Natomiast wyliczanie wynagrodzeń, a więc obsługa płac skupia się na przygotowywaniu list płac i wyliczaniu wynagrodzeń. Potrzebna jest tu także umiejętność tworzenia podatkowej dokumentacji oraz wiedza w obszarze obliczania odpowiednich składek.
Zwykle działalności czerpią z usług kadrowo płacowych proponowanych przez biura rachunkowe, by nie zajmować się tym samodzielnie. Odpowiednie rozliczanie kadr i płac oraz gromadzenie dokumentów wymaga znajomości przepisów, wobec czego lepiej jest zaufać księgowej.
Jakie działania wchodzą w skład obsługi kadr i płac?
Obsługa kadr i płac to dział szczególnie rozwinięty. Biuro rachunkowe, które zajmuje się kadrami i płacami, zazwyczaj dodatkowo kształci się w tym kierunku. Celem biura rachunkowego jest pilnowanie, by wszelkie sprawy kadrowe prowadzone były w sposób rzetelny oraz zgodny z przepisami. Od momentu zatrudnienia pracownika, do momentu, kiedy z jakiegokolwiek powodu opuści firmę, Poltax Toruń biuro rachunkowe opiekuje się związanymi z nim sprawami.
Najczęściej wykonywane usługi kadrowo płacowe obejmują:
Przygotowanie umów o pracę, umów zlecenia oraz o dzieło – pracownik, który jest zatrudniony legalnie, zgodnie z prawem, musi podpisać umowę z pracodawcą. Na podstawie charakteru powierzonej pracy i porozumienia pomiędzy obiema stronami ustalany jest odpowiedni rodzaj umowy. Rolą księgowej jest stworzenie odpowiedniej umowy, według ustaleń między stronami oraz w oparciu o odpowiednie prawne wymogi.
Kompletowanie osobowych akt pracownika – każde przedsiębiorstwo, które ma pracowników, musi zbierać akta osobowe pracownika. Do tych akt należą różnego rodzaju dokumenty takie jak umowy , aneksy do umów, świadectwa pracy oraz inne. Biuro rachunkowe Toruń dba o to, żeby wszelkie te akta zawsze były pełne.
Rozliczenia z ZUS, tworzenie oraz przesyłanie deklaracji do ZUS – każda firma ma obowiązek rozliczać się z ZUS, a taka, która ma pracowników ma obowiązek także wyliczać składki na ubezpieczenia zdrowotne, społeczne czy Fundusz Pracy. Przez takie wyliczenia, przedsiębiorca wie, jakie składki musi zapłacić w swoim imieniu i zatrudnionych pracowników. Oprócz tych rozliczeń najczęściej biuro rachunkowe sporządza potrzebne deklaracje i przekazuje je do ZUS.
Sporządzanie świadectwa pracy – ten dokument przeważnie sporządzany jest w momencie, gdy pracownik odchodzi z firmy. Obowiązkiem jest wydanie dokumentu pracownikowi. Świadectwo pracy ma w sobie różne informacje jak na przykład okres pracy w firmie, dane na temat urlopu, a także o przyczynach zwolnienia z pracy. Sporządzanie świadectwa pracy również leży w zakresie usług kadrowo płacowych i jest wykonywane przez księgową.
Przygotowywanie listy płac, naliczanie wynagrodzenia
Naliczanie wynagrodzeń to nie tylko wyliczanie kwoty wypłaty pracowników. Każdego miesiąca biuro rachunkowe sporządza również listę płac pracowników, jaka ma w sobie pełniejsze dane w tym zakresie. Ta lista płac jest dokumentem pokazującym wynagrodzenie brutto i netto, opisuje kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, chorobowe i Fundusz Pracy. Biuro rachunkowe Toruń Poltax dodaje także informacje o zużytych urlopach nieobecnościach spowodowanych chorobą. Lista płac i naliczanie wynagrodzeń łączy się też z naliczaniem zaliczek na podatek dochodowy. Przy naliczaniu wynagrodzeń istotna jest terminowość. Dzień wypłaty jest ustalany umownie, ale zazwyczaj następuje do 10 dnia następnego miesiąca. By pracownicy uzyskali wypłatę, biuro rachunkowe musi z wystarczającym wyprzedzeniem stworzyć wszystkie listy i dokonać rozliczeń.
Dlaczego warto powierzyć sprawy kadr i płac księgowej?
Ilość przepisów i zasad, które obowiązują w księgowości dla szerokiej grupy przedsiębiorców już jest powodem, dlaczego warto wybrać usługi rachunkowe Toruń. Naliczanie płac i tworzenie pracowniczej dokumentacji, także jest dość trudne, biorąc pod uwagę to, że księgowa zazwyczaj musi mieć specjalnie szkolenie, by móc wypełniać obowiązki wobec pracowników. Powierzając obsługę kadrowo płacową do biura rachunkowego, właściciel firmy oszczędzi sobie czas i nerwy oraz zyska pewność, że obsługę wykona odpowiednia osoba. Księgowa używa wiedzę, by wszystko było wykonywane dobrze i na czas, aby klienci unikali stresu. Trzeba tylko nawiązać współpracę z biurem rachunkowym z doświadczeniem.